Semana 29: Consultas de selección para una concesionaria

Clase N°55 y 56
CONSULTAS DE SELECCIÓN EN UNA CONCESIONARIA

En esta clase realizamos consultas de selección para extraer información de la base de datos de la biblioteca para una concesionaria de autos.

En algunas ocasiones necesitaremos realizar cálculos sobre los datos o recuperar información procedente de varias tablas. Para seleccionar un conjunto de datos con el que trabajar, utilizaremos las consultas.

Cuando definimos y ejecutamos una consulta de selección (selecciona información de las tablas y consultas de la base de datos), Access crea una hoja de respuestas dinámica de los datos seleccionados, que a diferencia de una tabla, no existe realmente en la base de datos sino que se crea con la ejecución de la consulta.

Para ello practicamos con una serie de ejercicios como los siguientes:

Con estas consultas no solo podemos ir a un dato específico, sino también podemos indicar expresiones como:

• Utilización de fechas y horas(día, mes, año,díaSemana,entre otras)
• Calcula valores(suma, resta, divide, multiplica, redondea expresiones, entre otros)
• Uso del generador de expresiones
• Consulta totales
• Búsqueda en varias tablas e incluso en  otras consultas.

CREAMOS DOS FORMULARIOS SIMPLES EN LA BASE DE DATOS DE LA BIBLIOTECA ...UNA PARA SOCIO Y OTRA PARA LIBROS

A patir de este fabuloso tutorial que vimos

Semana 28: Consultas de selección biblioteca

Clase N°53 y 54
CONSULTAS DE SELECCIÓN EN LA BIBLIOTECA

En esta clase realizamos consultas de selección para extraer información de la base de datos de la biblioteca.

En algunas ocasiones necesitaremos realizar cálculos sobre los datos o recuperar información procedente de varias tablas. Para seleccionar un conjunto de datos con el que trabajar, utilizaremos las consultas.

Cuando definimos y ejecutamos una consulta de selección (selecciona información de las tablas y consultas de la base de datos), Access crea una hoja de respuestas dinámica de los datos seleccionados, que a diferencia de una tabla, no existe realmente en la base de datos sino que se crea con la ejecución de la consulta.

La ventana Consulta en Vista Diseño posee dos secciones principales.

En la parte superior puedes ver las listas de campos de las tablas o consultas que han sido elegidas para esta consulta. La parte inferior es la cuadrícula de diseño. Cada columna representa un campo con el que trabajará esta consulta. Puede tratarse de un único campo de una de las tablas, un campo calculado basado en varios campos de las tablas o un campo de totales que utiliza una de las funciones incorporadas por Access.

Para ello practicamos con una serie de ejercicios como los siguientes:

Con estas consultas no solo podemos ir a un dato específico, sino también podemos indicar expresiones como:

• Utilización de fechas y horas(día, mes, año,díaSemana,entre otras)
• Calcula valores(suma, resta, divide, multiplica, redondea expresiones, entre otros)
• Uso del generador de expresiones
• Consulta totales
• Búsqueda en varias tablas e incluso en  otras consultas.

Semana 27:Actividad 3/ Concesionaria

Clase N°51 y 52
A partir de este tutorial

creamos una base de datos para una concesionaria

Estos datos debían incluir lo siguiente:

entre otras actividades más.

Semana 26: Importación y exportación de datos

Clase N°49 y 50

Importación y exportación de datos

La exportación de datos sirve para mover datos de un entorno a otro. Por ejemplo, se pueden mover datos desde un entorno de desarrollo a uno de producción o desde una plataforma de base de datos a otra. Tras exportar los datos a los archivos delimitados por tabuladores, puede volver a cargar los archivos en la misma instancia.

Acá encontrarás un vídeo que te orientará como debes hacerlo

¿Qué desea hacer?

Cómo importar o vincular a datos

• Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access
• Importar objetos de base de datos a la base de datos actual de Access
• Importar o vincular a datos de un libro de Excel
• Importar o vincular a datos en una base de datos de SQL Server
• Vincular a datos o importar datos desde una base de datos de Azure SQL Server: solo Access 2016
• Importar o vincular a los datos de un archivo de texto
• Importar o vincular a datos en una lista de SharePoint
• Vincular o importar desde dBASE
• Vincular o importar datos desde Salesforce: solo Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E3 y Office 365 Enterprise E5
• Vincular o importar datos desde Dynamics 365: solo Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E3 y Office 365 Enterprise E5
• Importar o vincular a contactos desde una libreta de direcciones de Outlook
• Vínculo a un servicio de datos
• Importar datos de una base de datos de Access a una aplicación web de Access: solo Access 2013 y Access 2016
• Importar las bases de datos de Access 2.0 y Access 95 a las versiones actuales

Exportar datos

• Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access
• Exportar datos a Excel
• Exportar datos a un archivo de texto
• Usar Combinar correspondencia para enviar datos de Access a Word
• Exportar datos de Access a un documento de Word
• Exportar datos a dBASE
• Exportar contactos a una libreta de direcciones de Outlook
• Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint
• Exportar tablas de la aplicación web de Access a SharePoint: solo Access 2013 y Access 2016
• Exportar tablas de la aplicación web de Access a una base de datos de Access de escritorio: solo Access 2013 y Access 2016

¿Qué más debo saber?

• Administrar tablas vinculadas
• Guardar los detalles de importación o exportación como especificación
• Ejecutar una especificación guardada de importación o exportación
• Programar una especificación de importación o exportación
• Cuadro de diálogo Administrar tareas de datos
• Exportar información de un origen de datos vinculado a Excel: solo Access 2016
• Trabajar sin conexión con tablas vinculadas a listas de SharePoint

Semana 25 módulo4: Creamos una Base de Datos para una biblioteca

Clase 47 y 48
Con este video que nos mproporcionó la profe podrás ver de que se trata las BASES DE DATOS PARA UNA BIBLIOTECA... 

Cuando se inicia Access por primera vez o si se cierra una base de datos sin cerrar Access, se muestra la vista Microsoft Office Backstage.

La vista Backstage es un punto de partida desde el que se puede crear otra base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

Crear una base de datos

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

• Una base de datos en blanco    Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar.
• Una plantilla que se instala con Access    Considere la posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera predeterminada.
• Una plantilla de Office.com    Además de las incluidas en Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

Agregar a una base de datos

Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de aplicación.

Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de aplicación.

También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla:

Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de gastos.

Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.
2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más información.
3. Seleccione la plantilla que quiere usar.
4. Haga clic en Crear.
   Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario en el que se pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo siguiente:
   En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 
5. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que permite moverse entre los distintos objetos de base de datos.

Para más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el siguiente artículo:

Usar una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.

Crear una base de datos sin usar una plantilla

Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los procedimientos siguientes:

• Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el comando Tabla de la pestaña Crear.
• Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.
2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos  (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Crear.
   Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo.

Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar  . Si ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar abierta la tabla.

Sugerencia:  Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la carpeta situada en [unidad de instalación]:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la plantilla para todas las nuevas bases de datos en blanco, que excluye las bases de datos web. Cualquier contenido que incluya es heredado por todas las nuevas bases de datos en blanco. Es una buena forma de distribuir contenido predeterminado, como, por ejemplo, números de pieza o directivas y avisos de exención de responsabilidad de la compañía. Recuerde que En_blanco.accdb no se aplica a la creación de bases de datos web en blanco.

Importante: Si cierra Tabla1 sin guardarla como mínimo una vez, Access elimina toda la tabla, aunque se hayan escrito datos.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.

Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo, según los datos que se escriban.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla. 
   Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca, haga clic en Más campos  .
3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic en el campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción.
   Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se colocará el campo.
4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.
5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.
   Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de campos.
6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla y arrástrela a la ubicación que prefiera. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado de columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última columna.Cuando se inicia Access por primera vez o si se cierra una base de datos sin cerrar Access, se muestra la vista Microsoft Office Backstage.
   La vista Backstage es un punto de partida desde el que se puede crear otra base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com, todo aquello que Access puede hacer en un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, por contraposición a dentro de una base de datos.

   Crear una base de datos

   Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

   • Una base de datos en blanco    Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar.
   • Una plantilla que se instala con Access    Considere la posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera predeterminada.
   • Una plantilla de Office.com    Además de las incluidas en Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

   Agregar a una base de datos

   Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de aplicación.

   Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de aplicación.

   También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

   Crear una base de datos mediante una plantilla

   Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso.

   Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

   1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.
   2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más información.
   3. Seleccione la plantilla que quiere usar.
   4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en  , vaya a la carpeta en la que quiere guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base de datos y vincularla a un sitio de SharePoint.
      Nota: Aunque ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es lo mismo que una base de datos web que usa Access Services. Para usar una base de datos de escritorio, debe haber instalado Access. Las bases de datos web pueden usarse con un explorador web.
   5. Haga clic en Crear.
      Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario en el que se pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo siguiente:
      En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 
   6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que permite moverse entre los distintos objetos de base de datos.

   Para más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Usar una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.

   Principio de página

   Crear una base de datos sin usar una plantilla

   Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los procedimientos siguientes:

   • Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el comando Tabla de la pestaña Crear.
   • Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

   Crear una base de datos en blanco

   1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.
   2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos  (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic en Aceptar.
   3. Haga clic en Crear.
      Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
   4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

   Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo.

   Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar  . Si ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar abierta la tabla.

   Sugerencia:  Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la carpeta situada en [unidad de instalación]:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la plantilla para todas las nuevas bases de datos en blanco, que excluye las bases de datos web. Cualquier contenido que incluya es heredado por todas las nuevas bases de datos en blanco. Es una buena forma de distribuir contenido predeterminado, como, por ejemplo, números de pieza o directivas y avisos de exención de responsabilidad de la compañía. Recuerde que En_blanco.accdb no se aplica a la creación de bases de datos web en blanco.

   Importante: Si cierra Tabla1 sin guardarla como mínimo una vez, Access elimina toda la tabla, aunque se hayan escrito datos.

   Agregar una tabla

   Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.

   

   Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo, según los datos que se escriban.

   1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla. 
      Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
   2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca, haga clic en Más campos  .
   3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic en el campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción.
      Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se colocará el campo.
   4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.
   5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.
      Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de campos.
   6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla y arrástrela a la ubicación que prefiera. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado de columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última columna.Cuando se inicia Access por primera vez o si se cierra una base de datos sin cerrar Access, se muestra la vista Microsoft Office Backstage.
      La vista Backstage es un punto de partida desde el que se puede crear otra base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com, todo aquello que Access puede hacer en un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, por contraposición a dentro de una base de datos.

      Crear una base de datos

      Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

      • Una base de datos en blanco    Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar.
      • Una plantilla que se instala con Access    Considere la posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera predeterminada.
      • Una plantilla de Office.com    Además de las incluidas en Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

      Agregar a una base de datos

      Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de aplicación.

      Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de aplicación.

      También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

      Crear una base de datos mediante una plantilla

      Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso.

      Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

      1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.
      2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más información.
      3. Seleccione la plantilla que quiere usar.
      4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en  , vaya a la carpeta en la que quiere guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base de datos y vincularla a un sitio de SharePoint.
         Nota: Aunque ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es lo mismo que una base de datos web que usa Access Services. Para usar una base de datos de escritorio, debe haber instalado Access. Las bases de datos web pueden usarse con un explorador web.
      5. Haga clic en Crear.
         Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario en el que se pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo siguiente:
         En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 
      6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que permite moverse entre los distintos objetos de base de datos.

      Para más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Usar una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.

      Principio de página

      Crear una base de datos sin usar una plantilla

      Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los procedimientos siguientes:

      • Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el comando Tabla de la pestaña Crear.
      • Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

      Crear una base de datos en blanco

      1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.
      2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos  (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic en Aceptar.
      3. Haga clic en Crear.
         Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
      4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

      Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo.

      Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar  . Si ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar abierta la tabla.

      Sugerencia:  Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la carpeta situada en [unidad de instalación]:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la plantilla para todas las nuevas bases de datos en blanco, que excluye las bases de datos web. Cualquier contenido que incluya es heredado por todas las nuevas bases de datos en blanco. Es una buena forma de distribuir contenido predeterminado, como, por ejemplo, números de pieza o directivas y avisos de exención de responsabilidad de la compañía. Recuerde que En_blanco.accdb no se aplica a la creación de bases de datos web en blanco.

      Importante: Si cierra Tabla1 sin guardarla como mínimo una vez, Access elimina toda la tabla, aunque se hayan escrito datos.

      Agregar una tabla

      Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.

      

      Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo, según los datos que se escriban.

      1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla. 
         Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
      2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca, haga clic en Más campos  .
      3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic en el campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción.
         Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se colocará el campo.
      4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.
      5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.
         Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de campos.
      6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla y arrástrela a la ubicación que prefiera. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado de columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última columna.Cuando se inicia Access por primera vez o si se cierra una base de datos sin cerrar Access, se muestra la vista Microsoft Office Backstage.
         La vista Backstage es un punto de partida desde el que se puede crear otra base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com, todo aquello que Access puede hacer en un archivo de base de datos o fuera de una base de datos, por contraposición a dentro de una base de datos.

         Crear una base de datos

         Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

         • Una base de datos en blanco    Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar.
         • Una plantilla que se instala con Access    Considere la posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera predeterminada.
         • Una plantilla de Office.com    Además de las incluidas en Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

         Agregar a una base de datos

         Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de aplicación.

         Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo, un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el elemento de aplicación.

         También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

         Crear una base de datos mediante una plantilla

         Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso.

         Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que quiere importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que adaptar los datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

         1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.
         2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo, algunos de los cuales están integrados en Access. Puede descargar otras plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener más información.
         3. Seleccione la plantilla que quiere usar.
         4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en  , vaya a la carpeta en la que quiere guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base de datos y vincularla a un sitio de SharePoint.
            Nota: Aunque ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es lo mismo que una base de datos web que usa Access Services. Para usar una base de datos de escritorio, debe haber instalado Access. Las bases de datos web pueden usarse con un explorador web.
         5. Haga clic en Crear.
            Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre la base de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario en el que se pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (el cuadro sombreado o la barra que se encuentra inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo siguiente:
            En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar. 
         6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que permite moverse entre los distintos objetos de base de datos.

         Para más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Usar una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.

         Principio de página

         Crear una base de datos sin usar una plantilla

         Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los procedimientos siguientes:

         • Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante el comando Tabla de la pestaña Crear.
         • Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

         Crear una base de datos en blanco

         1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.
         2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos  (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic en Aceptar.
         3. Haga clic en Crear.
            Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
         4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.

         Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo.

         Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar  . Si ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios. Haga clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para dejar abierta la tabla.

         Sugerencia:  Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la carpeta situada en [unidad de instalación]:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la plantilla para todas las nuevas bases de datos en blanco, que excluye las bases de datos web. Cualquier contenido que incluya es heredado por todas las nuevas bases de datos en blanco. Es una buena forma de distribuir contenido predeterminado, como, por ejemplo, números de pieza o directivas y avisos de exención de responsabilidad de la compañía. Recuerde que En_blanco.accdb no se aplica a la creación de bases de datos web en blanco.

         Importante: Si cierra Tabla1 sin guardarla como mínimo una vez, Access elimina toda la tabla, aunque se hayan escrito datos.

         Agregar una tabla

         Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.

         

         Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de cada campo, según los datos que se escriban.

         1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla. 
            Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
         2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca, haga clic en Más campos  .
         3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic en el campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de datos en el punto de inserción.
            Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se colocará el campo.
         4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.
         5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.
            Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de campos.
         6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla y arrástrela a la ubicación que prefiera. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado de columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última columna.